プレスリリース要約
不動産アセットマネジメントを展開するボルテックスが、TOKIUMの契約管理システムを導入しました。約15,000件にのぼる膨大な紙の契約書を電子化し、クラウド上で一元管理することで、業務効率化と全社的なガバナンス強化を同時に目指す取り組みとして、多くの不動産・資産管理企業にとって注目すべき事例です。
都心のオフィスビルをフロアごとに販売する『区分所有オフィス』事業を展開する株式会社ボルテックスは、物件ごとにオーナーとの管理委託契約や賃貸借契約が発生するため、管理する契約書が約15,000件に達していました。さらに不動産業界の特性上、覚書による条件変更が頻繁に発生し、その都度、外部倉庫から紙の契約書を取り寄せて確認するというアナログな運用が課題となっていました。今回の『TOKIUM契約管理』導入により、これらすべての契約書を電子化し、倉庫からの取り寄せ業務を撤廃。PC上で瞬時に契約条件や変更履歴を確認できる体制へと移行します。
『TOKIUM契約管理』の最大の選定理由は、紙の契約書をTOKIUM側に送付するだけで、スキャン、データ化、そして原本の保管までを一括で代行してくれる点にあります。これにより、導入企業の現場に負担をかけずにペーパーレス化を推進できます。さらに、単なる電子化にとどまらず、反社条項やリース関連条項といったコンプライアンス上の重要条項を全社横断でチェックできる検索・管理機能を備えており、契約リスクの早期発見やガバナンスの高度化にも貢献します。
Journalポイント
実はこれ、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業の内部統制やガバナンスのあり方を根本から変えてしまう先進的な事例なんです。
え、そうなんですか？契約書をデータにしてパソコンで見られるようにするだけで、どうして企業のガバナンスまで強化されるんですか？
実は今、多くの企業で『過去の覚書や変更契約が多すぎて、最新の契約条件が誰も把握できていない』という重大なリスクが発生しているんです。紙のままだと、過去の経緯を遡るのが非常に困難だからですね。
電子的ではない、もともと社内の法務部や専門の管理部門が、台帳などを作って厳重に管理していれば防げる話なんじゃないですか？
数字で言うと、ボルテックスでは約15,000件もの契約書があり、さらに不動産業界は条件変更が頻繁に起こります。これだけの量を人力の台帳だけでミスなく管理し続けるのは、現実的にはほぼ不可能です。
なるほど！じゃあ、システムを使って『反社条項』や『リース関連条項』などの重要項目を全社横断で自動チェックできるようにする、ということですか？これってSaaSと呼ばれる仕組みですよね？
SaaSというのは、インターネット経由で必要なソフトウェア機能を利用するサービスのことです。今回のシステムを使えば、全社の契約書から特定のキーワードを一瞬で検索・抽出できるため、コンプライアンス違反のリスクを劇的に下げられます。
他の業界の会社も、同じように契約書のデータ化を進めているんですか？不動産業界以外でも、契約書が多い会社ならどこでも使えそうですね。
実は業界全体が、紙の『保管』からデータの『活用』へとシフトしています。特に法的な規制変更が多い昨今、契約内容の可視化はどの業界でも経営課題になっています。
なるほど、契約書をただ眠らせておくのではなく、経営の武器にするということですね。勉強になりました！
株式会社TOKIUM
- 代表
- 黒﨑賢一
- 所在地
- 東京都中央区銀座６丁目１８−２ 野村不動産 銀座ビル12F
- URL
- www.keihi.com/company